1. Kop Surat
Pengertian
Kop surat adalah indentitas suatu perusahaan/intansi agar penerima surat mengetahui asal surat itu di kirim.
Kegunaan dari kop surat
1. Untuk mengetahui nama dan alamat. kantor perusahaan yang mengirim surat.
2. Untuk promosi
3. Sebagai indentitas promosi
2. Tanggal Surat
Pencantuman tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
3. Nomor Surat
Di indonesia, hampir semua surat resmi memiliki nomor surat. Nomor ini sebagai tanda pengenal surat tersebut di buku verbal pengirimannya. Nomor surat dibuat secara urut mulai dari nomor 001 dan seterusnya. Biasanya nomor surat akan dimulai dari nomor 001 pada setiap awal tahun.
Fungsi Nomor surat:
1. Memudahkan mencari sewaktu waktu diperlukan
2. Memudahkan penyimpanan
3. Memudahkan penggolongan atau pengelompokan surat atau pembagian saat pengiriman dan penerimaan surat.
4. Untuk memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat.
4. Lampiran
Lampiran surat adalah sesuatu yang disertakan pada pengiriman surat tersebut untuk memperjelas isi surat. Misalnya, copy penyetoran uang melalui bank, faktur, brosur atau foto. Lampiran dapat diletakkan di bawah nomor surat.
5. Perihal Surat/Pokok surat
Perihal adalah inti pokok permasalahan yang dibahas pada surat. Perihal berfungsi dapat membantu pembaca surat untuk memahami isi surat dengan cepat.
6. Alamat Dalam
Alamat dalam adalah bagian yang ada di dalam surat (tertulis pada kertas surat) yang menyatakan nama dan alamat yang dituju oleh pengiriman surat. Bagian ini biasanya untuk penyebutan nama dan kota, ditulis dengan huruf besar atau cetak tebal.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka adalah kata sapaan yang disampaikan, sebagai wujud penghormatan sebelum memasuki penyampain informasi. Salam pembuka berfungsi sebagai sapaandalam surat. Salam pembuka ditulis dengan huruf kapital di awal dan diakhiri oleh tanda koma.
8. Isi Surat
Isi surat adalah bagian terpenting dari sebuah surat pada bagian ini si penerima surat akan mengetahui informasi yang ingin disampaikan oleh si pengirim. Agar maksud dan tujuan dari pengirim surat dapat dipahami maka isi surat harus disusun dengan bahasa yang jelas dan lugas.
9. Salam Penutup
Fungsi salam penutup sebagai kata sapaan yang disampaikan setelah menyampaikan informasi. Biasanya pemilihan salam penutup disesuaikan dengan salam pembukanya.
10. Nama Pengirim
Nama pengirim adalah bagian yang menyatakan dari mana (organisasi) yang mengirimkan surat tersebut.
11. Nama Penanggung Jawab/Penanda Tangan
Disebut nama penanggung jawab karena bagian ini memuat nama orang yang harus bertanggung jawab terhadap isi surat.
12. Tanda Tangan
Tanda tangan adalah tulisan tangan, kadang-kadang diberi gaya tulisan tertentu dari nama seseorang atau tanda identifikasi lainnya yang ditulis pada dokumen sebagai sebuah bukti dari identitas dan kemauan.
13. Jabatan
kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak seorang pegawai dalam rangka suatu satuan organisasi.
14. Tembusan
Tembusan adalah bagian yang menyatakan bahwa selain surat tersebut dikirimkan kepada alamat yang tertera pada surat tindasannya/copynya juga dikirimkan kepada beberapa alamat yang lain.
15. Inisial
Inisial adalah tanda nama dari pengonsep dan pengetik surat. Tanda ini biasanya terbuat dari singkatan nama orang tersebut. Cara pengetikannya, yaitu dengan menggunakan huruf besar semua.
Terima kasih sudah berkenan membaca artikel Bagian-bagian Surat di atas. Jika terdapat kesalahan baik dari segi penulisan maupun penjelasan, mohon kritik dan saran yang membangun dari sobat sekalian. Semoga bermanfaat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar